Impossible de prévenir les imprévus de ton événement?

Impossible de prévenir les imprévus de ton événement?
April 3, 2018 Élisabeth Poirier-Defoy

Impossible de prévenir les imprévus de ton événement?

En événementiel, nous n’avons qu’une seule chance pour réussir, ce qui demande dans la réflexion de prévoir le plus d’imprévus possible !

Voici un top 3 des conseils pour toujours avoir plus d’une carte dans sa manche.

1. Les fournisseurs, vos alliés

Rien de mieux que de bien connaître ses fournisseurs/partenaires, les rencontrer en personne, mettre un visage sur des noms, ça vaut de l’or ! Si vous avez une production de produits ou un assemblage quelconque, il peut être intéressant de vérifier les étapes de production sur le terrain, rencontrer les gens qui fabriquent ces produits. Généralement, lorsqu’on comprend comment tout se déroule, il est beaucoup plus facile d’en parler avec le fournisseur et de comprendre les enjeux !

De plus, tel que suggéré dans l’article précédent, sur les incontournables en événementiel, impliquer ses fournisseurs dans l’élaboration complète de l’événement permet d’améliorer la communication et de diminuer les probabilités d’erreur; les fournisseurs se sentiront beaucoup plus investis dans votre événement et auront la chance de comprendre le portrait global plutôt qu’uniquement l’élément qui le concerne.

2. Avoir un plan B du plan B

Il n’y a jamais assez de plans B. Un bon conseil, il faut prévoir toutes les situations qui peuvent arriver, ce qui permettra en amont de réfléchir à des solutions pour chaque chose qui pourrait subvenir au courant de l’événement.

Il est impératif d’avoir en «stand by» un autre fournisseur/partenaire. Par exemple, une autre salle qui peut accommoder à la dernière minute, un traiteur capable de fournir les bouchées requises dans de courts délais ou 2-3 ami.e.s qui peuvent venir donner un coup de main si un employé doit s’absenter. Sans demander à ces personnes de réserver leur soirée ou la salle en question pour la date recherchée, c’est plutôt d’avoir en tête qu’ils sont disponibles en cas de besoin.

3. Un horaire réaliste pour respirer… ou réagir

Vous pensez que le montage de votre salle va prendre 3 heures, alors ajoutez 2 heures à votre réservation ! En fait il faut retenir que ce petit délai supplémentaire est parfait pour donner un petit lousse dans l’horaire et respirer un peu plus. C’est aussi idéal d’avoir un peu plus de temps pour réagir rapidement dans le cas d’un imprévu.

Au final, il ne faut pas oublier que certains imprévus sont hors de notre contrôle, comme un jour de pluie ou un incident majeur. Mais si vous prenez le temps de bien préparer chacune des étapes de la production et que vous laissez suffisamment de temps dans votre agenda pour réagir, vous êtes déjà dans la bonne direction pour un événement sans tracas majeur !

«Il ne faut jamais oublier qu’il est impossible de tout contrôler et qu’il y a des situations qui peuvent arriver sans crier gare. Une bonne dose de sang-froid, une excellente préparation et une attitude positive permettront de passer au travers sans trop de soucis.»

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